Autonomy Mobility World Expo 2024

Autonomy Mobility World Expo 2024 Conditions Générales de Vente & Règlement

Les présentes conditions générales sont applicables à l’ensemble des exposants (ci-après dénommés « Exposant (s) ») demandant leur admission au Salon Autonomy (ci-après dénommé Le Salon) ORGANISATION - ci-après dénommé indifféremment l’Organisateur ou AUTONOMY SAS AUTONOMY S.A.S. 10 rue de Penthièvre 75008 PARIS - FRANCE Tél.: +33(0)1 40 03 08 61 - E-mail : contact@autonomy.paris - Site Internet : www.autonomy.paris - SIRET : 813 144 649 000 - APE : 82.30Z DURÉE ET LIEU DE LA MANIFESTATION – Paris Porte de Versailles – du 20 au 21 mars 2024 Montage : 18 Mars 2024 (14h-18h) 19 Mars 2024 (8h-19h) Toutes les constructions sur vos stands doivent être terminées avant le 19 mars à 18h pour le passage de la commission de sécurité. 
Démontage : 21 mars 2024 (18h - 00h) Horaire d’ouverture des stands: 20 mars 2024 : (9h-18h) 21 mars 2024 : (9h-18h) 

 1 - ADHÉSION AUX CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE Dans le cadre de sa demande de participation (stand, sponsoring, partenariat et autres services) l’Exposant s’engage à prendre connaissance des présentes Conditions Générales, et du “guide de l’exposant”. Toute admission au Salon implique l’adhésion totale et entière de l’Exposant aux présentes Conditions Générales ainsi qu’à l’ensemble des documents qui lui sont adressés. L'exposant renonce à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, de ses propres conditions générales d’achat. Toute modification ou réserve apportée par l’Exposant, de quelque façon que ce soit, aux présentes ou à l’un quelconque des documents visés aux présentes sera considérée comme nulle et non avenue. L’Organisateur se réserve la faculté de modifier les présentes Conditions Générales, sans préavis. Toute modification sera portée à la connaissance de l’Exposant. Les modifications résultant d’évolutions de la réglementation et/ou liées à la sécurité des personnes et des biens seront d’application immédiate sans qu’il soit nécessaire de recourir à la signature d’un quelconque document. 

2 - ENGAGEMENT - ADMISSION L'Organisateur se réserve le droit discrétionnaire d'accepter ou de refuser les demandes de participation au Salon. En cas d’admission de l’Exposant au Salon, ce dernier sera définitivement engagé à l’égard de l’Organisateur sur le montant total de sa participation au Salon et/ou de sa commande de stand. 

 3 - INSCRIPTION ET CONDITIONS DE PAIEMENT Avec l’inscription, l’exposant reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement et des directives techniques. Les devis dûment acceptés et signés doivent être transmis à : sales@autonomy.paris ou directement aux équipes commerciales. Il ne peut être tenu compte des conditions et réserves faites dans les inscriptions. Les demandes spéciales d’emplacement seront prises en compte dans la mesure du possible. Elles ne pourront néanmoins être reconnues comme conditions de participation. L’inscription engage le participant. L’inscription n’est considérée comme enregistrée qu’à réception du contrat signé et du versement de 100 % du montant total T.T.C de la participation. 

 4 - MODALITÉS DE FACTURATION Tous les prix indiqués sur les contrats émanant de l’Organisateur ou sur le site internet du Salon sont exprimés en Euros sur une base hors taxes. La facture inclut la TVA. Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables aux prestations, les prix seront majorés de la taxe à la valeur ajoutée au taux en vigueur. Les paiements mentionnant le numéro de la facture sont à effectuer au nom de : AUTONOMY S.A.S. 10 rue de Penthièvre 75008 Paris Domiciliation : BNP Paribas CENTRE D’AFFAIRES AGENCE CENTRALE France IBAN : FR76 3000 4008 2800 0125 1082 576 BIC : BNPAFRPP 

5 - CONDITIONS DE RETRAIT OU NON-PARTICIPATION 5.1 Toute demande d'annulation reçue avant le 3O Novembre 2023 sera remboursée comme suit ; Les frais de participation seront remboursés en totalité dans les 30 jours suivant la demande. Les frais de service de 750 € ne sont pas remboursables. 5.2 Toute demande d'annulation reçue après le 30 Novembre 2023 ne sera pas remboursée et les frais de participation seront à régler dans les 10 jours suivant la demande d’annulation. 

 6 - CONDITIONS D'ANNULATION PAR L'ORGANISATEUR 6.1 Si l'organisateur annule l'événement pour quelque raison que ce soit et n’est pas en mesure de proposer d'alternative physique ou digitale, tous les frais seront remboursés à l'exception des 750 € du pack de participation. 6.2 Si l'organisateur n'est pas en mesure de réaliser l'événement physique parce qu'il est jugé dangereux par les autorités en raison d'une pandémie ou d'un autre événement indépendant de sa volonté, les organisateurs fourniront un équivalent digital. Dans ce cas, l'organisateur conservera 33 % des frais de participation et remboursera le reste aux participants dans les 30 jours suivant l'annulation. 6.3 Si l'organisateur reporte l'événement, pour quelque raison que ce soit, à une date située dans les 13 mois suivant la date initiale, il conservera l'acompte de 50 % pour l'événement reporté et remboursera intégralement les paiements supplémentaires. Les contrats, le dossier d'inscription et les prix seront valables pour l'événement reporté et il n'y aura donc aucun coût supplémentaire pour le participant. Le deuxième paiement de 50% sera dû 3 mois avant la date reportée. 6.4 Si l'organisateur doit reporter l'événement au-delà d'une période de 13 mois, tous les frais de participation seront remboursés dans les 30 jours suivant la décision. Les frais de dossier d'inscription de 750 € ne sont pas remboursables. 

 7 - ASSURANCE OBLIGATOIRE Les exposants restent seuls responsables des dommages (corporels, matériels, immatériels) qui peuvent être causés à eux-mêmes ou à autrui, et notamment à leurs préposés, au matériel, aux agencements et aux marchandises leur appartenant ou leur étant confiés. Ils sont tenus de souscrire à leurs frais une assurance tous risques ainsi qu’une assurance responsabilité civile pour toute la durée de la manifestation couvrant leur stand, participation de leurs employés et l’utilisation des pistes d’essai si tel est le cas. Les organisateurs de stands collectifs ont l’obligation de faire souscrire à chacun de leurs exposants une assurance couvrant ces risques. Ces assurances obligatoires devront garantir : les marchandises exposées, les échantillons et accessoires, les agencements et le matériel d’installation, les emballages ; la responsabilité civile de l’exposant à l’égard des tiers. L’Organisateur décline toute responsabilité au sujet des pertes, avaries et tout autre dommage quelconque pouvant survenir aux objets et matériels d’exposition pour quelque cause que ce soit. L’Organisateur ne répond pas des dommages que les Exposants pourraient occasionner à des tiers et notamment dans la démonstration de leurs produits sur les pistes d’essai et zones d’essai sur le Salon. Les essais de véhicules dans les allées du salon sont interdits. 

 8 - ATTRIBUTION DES EMPLACEMENTS L’organisateur établit le plan du salon et effectue la répartition des emplacements librement. Il fera ses meilleurs efforts pour tenir compte des souhaits exprimés par les Exposants et de la nature des produits/ services exposés. A ce titre, compte tenu des contraintes imposées par le placement de l’ensemble des Exposants, l’Organisateur se réserve le droit de modifier les surfaces demandées par l’Exposant dans une limite de 20% et ainsi d’actualiser en conséquence la facturation correspondante, sans que l’Exposant ne puisse demander l’annulation de sa participation. L’Organisateur est seul juge de l’implantation des stands sur le Site. Le plan indique le découpage général des îlots environnant l’emplacement attribué. Ces indications, valables à la date d’établissement du plan, sont données à titre d’information et sont susceptibles de modifications. 

 9 - PUBLICITÉ DANS LE CADRE DU SALON La présentation de produits et la diffusion de matériel publicitaire sont strictement limitées au périmètre du stand et interdites dans les couloirs et autres espaces du parc des expositions. Pour toute publicité extérieure, il est recommandé de s’adresser aux services compétents. Les organisateurs peuvent interdire la diffusion de publicités pouvant prêter à contestation et les confisquer pour la durée de la manifestation. Les publicités et présentations de produits optiques, mobiles et sonores sont autorisées dans la mesure où elles n’interfèrent pas avec l’activité des autres exposants et avec la diffusion de messages dans le hall d’exposition. Les organisateurs sont en droit de rappeler à l’ordre tout contrevenant. Il est nécessaire de demander le cas échéant une autorisation pour les reproductions musicales. 

 10 - RÈGLEMENT RELATIF À LA DIFFUSION DE TITRES DE PRESSE AUPRÈS DES EXPOSANTS ET VISITEURS DU SALON Chaque titre de presse souhaitant être distribué doit obligatoirement soit disposer d’un stand, soit, dans le cadre d’un partenariat, faire l’objet d’un accord spécifique écrit avec l’organisateur. La distribution des revues ou documents concernés ne peut se faire que sur les stands de chaque titre et sur des présentoirs « presse » attribués par l’organisateur. Toute autre forme de distribution est interdite. 

 11 - PHOTOS & VIDEOS L’Exposant autorise à titre gracieux, l’Organisateur à réaliser des photos et vidéos des équipes et des produits exposés. L’Organisateur pourra librement utiliser ces images sur tous supports, notamment publicitaires (y compris Internet), en France comme à l’étranger et pour une durée de cinq ans à compter de la signature des présentes CGV. L’Organisateur pourra citer sa marque, comme référence commerciale pour les besoins de sa communication. L’Exposant doit aviser par écrit l’Organisateur avant l’ouverture du Salon s’il ne souhaite pas que de son stand ou certains membres de son équipe, figurent sur les films et/ ou photographies du Salon. 

 12 - CONTRAINTES TECHNIQUES Chaque exposant disposera du dossier technique (guide de l’exposant) du salon réalisé par les organisateurs, et qui spécifie l’ensemble des contraintes qu’il est tenu de respecter, en particulier les consignes de sécurité et le respect des autres exposants. Les exposants s’engagent à ne contrevenir en aucune manière à ces obligations. La cession de tout ou partie du stand ou l’espace d’exposition est interdite. L’exposant peut accueillir d’autres sociétés sur son stand si et seulement si celles-ci sont déclarées en tant que co-exposants et que l’exposant s’acquitte pour celles-ci du droit de co-exposition. Toutes les constructions sur vos stands doivent être terminées avant le 19 mars 2024 à 18h pour le passage de la commission de sécurité. L’organisateur décline toute responsabilité concernant les constructions ou installations édifiées par les exposants. Les exposants prennent les emplacements dans l’état où ils les trouvent et doivent les laisser dans le même état. Toute détérioration, notamment des locaux et installations dans lesquels se tient le salon, causée par un exposant ou par ses installations, matériels ou marchandises est à la charge de cet exposant. 

 13 - CONFIDENTIALITÉ & DONNÉES L’Organisateur et le client s'engagent à conserver confidentiels les informations et documents concernant l'autre partie de quelque nature qu'ils soient (économiques, techniques...) auxquels ils auront pu avoir accès dans le cadre de leurs relations contractuelles. Chaque partie s'engage à remplir les obligations en vertu de la loi applicable sur la protection des données RGPD concernant le traitement des données personnelles. L'exposant/partenaire recevra une liste des participants ayant accepté de partager leurs données lors de leur inscription à l'événement et lors de la demande de rendez-vous ou d'être scannés sur place pendant l'événement. La liste ne doit pas être partagée avec des tiers. 

 14 - LOIS APPLICABLES ET LITIGES Le présent Contrat sera régi et interprété conformément aux lois françaises, nonobstant son choix de dispositions légales. L'exposant étant une personne morale et à défaut d'accord amiable, le litige, la controverse ou la réclamation nés du présent contrat ou s'y rapportant, ou la rupture, la résiliation ou la validité de celui-ci, seront définitivement tranchés par arbitrage conformément au Règlement de la Chambre de Commerce Française. Le nombre d'arbitres est de un. Le siège de l'arbitrage sera Paris, France. La langue de l'arbitrage sera le français.